Een brief of nota van pakweg vijf pagina’s of meer is doorgaans te lang om snel te kunnen begrijpen. Dan is een ‘kopbrief’ een goed hulpmiddel. Een kopbrief is een brief die de essentie van de nota voor de lezer kort samenvat, in hooguit anderhalf A4tje. Dat is handig voor een lezer met weinig tijd die snel ‘bijgepraat’ wil worden.

Een mooi voorbeeld hiervan is een brief bij het programma ‘Meedoen allochtone jeugd door sport’, een stuk van ruim zeven pagina’s dat de staatssecretaris van VWS een paar jaar terug naar de Tweede Kamer stuurde. Een keurige begeleidende brief van anderhalve pagina geeft de essentie van het programma weer. Deze kopbrief gaat in op vragen als: Waar gaat het programma over? Wie doen er aan mee? Wat komt er nog meer? Welke doelen willen we bereiken? Deze aanpak is prettig voor de lezer maar wordt bij VWS helaas nog veel te weinig gebruikt.

Voorwaarde is wel dat de kopbrief ook echt de essentie van het onderliggende stuk bevat. Anders schiet hij zijn doel voorbij; de lezer mist bij de eerste kennismaking iets belangrijks of moet alsnog de hele achterliggende nota doornemen. Dat is het paard achter de wagen spannen. 

De kopbrief over de sportende allochtone jeugd voldoet op dat punt niet helemaal. De brief beschrijft het doel van het programma slechts in algemene termen, terwijl het programma zelf heel concreet is, bijvoorbeeld in de te bereiken resultaten. Zo moet het percentage allochtone jongeren dat sport omhoog van 70 naar 85 procent en moeten 500 sportverenigingen en sportscholen iets gaan doen in het begeleiden van allochtone jeugd.

Die doelstellingen zijn niet gering en zoiets wil je als lezer dan ook meteen in de kopbrief terugzien. Toch? Ook voor de overheid zelf is het belangrijk in het huidige tijdperk van transparantie en afrekenbaarheid. Communiceer meetbare doelstellingen dan goed.  Of zouden de sportambtenaren niet zo zeker van hun zaak zijn....