Een goede nota is niet alleen begrijpelijk geschreven, maar besteedt ook voldoende aandacht aan de vormgeving. Het oog wil immers ook wat. We leven steeds meer in een beeldcultuur en daarnaast is tijd, ook leestijd, kostbaar. Dat heeft allemaal gevolgen voor onze geschriften. Dus: kies een overzichtelijke hoofdstukindeling, maak de hoofdstukken niet al te lang, gebruik overzichtelijke en korte alinea’s, neem regelmatig een witregel op en gebruik waar mogelijk tabellen en kaderteksten.

Wie deze regels ter harte neemt, zorgt in ieder geval voor een prettig ogende tekst. Dat zegt uiteraard niets over de inhoud, maar de eerste klap is een daalder waard.

Een vaak onderschat hulpmiddel in de vormgeving is het gebruik van wervende hoofdstuktitels en tussenkopjes: enkele woorden die de kern aangeven van een hoofdstuk of een passage. Zo lees ik een brief over de problemen met loonheffing de volgende tussenkopjes: ‘de situatie nu’, ‘de onderzochte mogelijkheden’, ‘conclusie onderzochte mogelijkheden’ en ‘hoe nu verder?’ Die kopjes geven de lezer in een oogopslag enig inzicht in de tekst. Dat is alvast iets.

Probleem blijft dat genoemde kopjes niet echt treffend zijn, ze zijn eerder procedureel dan inhoudelijk. Wil je echt iets zeggen, dan is meer creativiteit geboden. Zodat de tussenkopjes bijvoorbeeld luiden: ‘situatie voor verbetering vatbaar’, ‘drie mogelijkheden onderzocht’, ‘geen enkele mogelijkheid voldoet’ en ‘systeem blijft kwetsbaar’. Dergelijke kopjes zeggen wel degelijk iets over de inhoud en zijn dus beter.

Dat is soms ook een kwestie van durf. Niemand schreeuwt graag van de daken dat iets niet deugt, maar we doen het ook zelden als zaken wel goed gaan. Besef bovendien dat de lezer vaak ook niet op z’n achterhoofd is gevallen en bij vaag of verhullend taalgebruik heel goed beseft wat eigenlijk bedoeld wordt. De titel van dit stukje heet daarom niet voor niets: duidelijkheid geboden!